VERGANGENES VERWALTEN, UM DIE ZUKUNFT ZU GESTALTEN
Kunde
Union der europäischen Fussballverbände (UEFA)
Branche
Sport
Benutzerumfang
550 Benutzerlizensen
OpenText eDOCS
Records Management
Services
Beratung
Implementierung
Betriebssupport
DER KUNDE
Von tausenden Archivboxen bis zu abertausenden Dateien, OpenText eDOCS bleibt bei jeder Datenmenge und bei jedem Format am Ball.
UEFA, die Union der europäischen Fussballverbände ist ein vom Weltfussballverband FIFA anerkannter Kontinalverband. Vom Sitz in Nyon aus repräsentiert UEFA den Fussball in Europa, setzt sich für den Erhalt dessen Werte, den Schutz ethischer Standards und eine verantwortungsvolle Führung ein. In diesem Sinne unterstützt UEFA 55 Nationalverbände und unterhält Beziehungen zu allen Interessengruppen des europäischen Fussballs. Seit der Gründung in 1954 hat sich UEFA zu einer dynamischen Organisation mit 655 Mitarbeitenden entwickelt.
IMAGEWARE IST EIN KOMPETENTER PARTNER, DER ES WIRKLICH VERSTEHT, AKTIV ZUZUHÖREN UND KUNDENBEDÜRFNISSE ZU ERGRÜNDEN.
AUSGANGSLAGE
Die Regulierungen im Bereich Datenschutz nehmen stetig zu. UEFA beschloss, eine zentrale Archivlösung zu implementieren, um die Integrität, die Verfügbarkeit und die Vertraulichkeit von Akten einfacher gewährleisten zu können. Mittels offenem Ausschreibungsverfahren startete sie ihre Suche nach einer MoReq-kompatiblen Lösung, welche die bestehenden Ablagesysteme konsolidiert, die etablierten Records Management Prozesse unterstützt sowie die regulatorischen Anforderungen im In- und Ausland berücksichtigt. Durch ihre Arbeit mit und für europäische Nationalverbände muss UEFA die EU-Datenschutzbestimmungen (EU-DSGVO) einhalten.
MISSION ERFÜLLT: SCHNELLER ZUGRIFF AUF EINE SICHERE, ZENTRALE ARCHIVLÖSUNG.
WARUM IMAGEWARE
ImageWare setzte sich mit eDOCS Records Management gegen den Mitbewerb durch.
- Der Lösungsansatz von ImageWare hat die hohen, MoReq-basierten Anforderungen der UEFA am besten erfüllt. MoReq ist ein europäischer, modellhafter Anforderungskatalog für die elektronische Aktenführung
- Ein nahegelegenes Unternehmen mit einem starken Kundenfokus und einem profundem Verständnis von Geschäftslogik und gesetzlichen Bestimmungen
- Ein zertifizierter OpenText Partner mit jahrelanger Erfahrung im Bereich der Dokumenten- und Schriftgutverwaltung
- Ein finanziell transparentes und attraktives Angebot
LÖSUNG
ImageWare nahm sich Zeit, um die Organisationsstruktur und die Bedürfnisse der UEFA genauer unter die Lupe zu nehmen. Hat sich das gelohnt? «Ja,» sagt Herr Bouchet, «Die OpenText eDOCS-Lösung, die ImageWare daraufhin implementierte, erlaubt es uns, gesetzliche Anforderungen ohne Einbusse an Agilität einzuhalten.»
Weder regulatorische noch technische Herausforderungen verunsicherten ImageWare. Herr Bouchet: «Wir waren stets gut aufgehoben, vom Projektstart bis zur Einführung und der Inbetriebnahme.»
Mit eDOCS kann UEFA Legacy-Daten von unterschiedlichen Servern und Systemen (Axiell Adlib, MS SharePoint) in ein zentrales Archiv konsolidieren. Das gilt ebenso für physisches Schriftgut, das bei UEFA tausende Archivboxen und noch mehr Vereinbarungen umfasst.
ZENTRALLÖSUNG
- Eine zentrale Archivlösung für alle Organisationseinheiten
- Eine format- und medienunabhängige Schriftgutverwaltung
- Schneller Zugriff auf redundanzfreie Inhalte
INTEGRATION
- Flexible Importfunktionen, die Records aus bisherigen Ablagesysteme migrieren
- Anbindung von bestehenden Fachanwendungen
RECHTSKONFORM
- Dynamisches Berechtigungs-Management
- Langfristige Audit- und Retention-Kontrolle
- Minimierung von Prozessrisiken
KOSTENREDUKTION
- Ersatz von Papierarchiven
- Reduzierte Prozessverwaltungs-Kosten
- Verbesserte Produktivität durch einfache Such- und Abfragemöglichkeiten
FAZIT
Echte Profis — «ImageWare hat jede Herausforderung gemeistert und auch widersprüchlich wirkende Anforderungen in Einklang gebracht. Wir haben den richtigen Partner gewählt,» konkludiert Herr Bouchet.
