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DURCHBLICK IM DATEN-DSCHUNGEL.

Document Management.

zentrale, redundanzfreie Ablage

unternehmensweiter Zugriff

Information Lifecycle Management

Berechtigungs-Management

Schätzungen zufolge sind bis zu 80% aller Informationen in einem Unternehmen unstrukturiert. Gleichzeitig verbringen Mitarbeitende bis zu 40% ihrer Zeit mit dem Erstellen, Suchen, Abfragen und (Re)organisieren von Dokumenten.

Es geht auch anders: mit ausgefeilten Dokumentenmanagement-Lösungen, die Suchvorgänge aus- und das Potenzial Ihrer Unternehmensdaten erschliessen.

Da komme was wolle — Daten aus den unterschiedlichsten Quellen werden in einem zentralen Informationspool organisiert: von der Entstehung über die Verwaltung bis hin zur Archivierung oder Vernichtung. So finden Sie jederzeit die Informationen, die Sie brauchen und zwar sofort.

Ihre Vorteile.

  • Eine solide Datenbasis: Jedes Dokument besteht nur einmal.
  • Schneller Zugriff ohne Suchvorgänge.
  • Eine höhere Agilität.
  • Bis zu 40% mehr Produktivität.
  • Vereinfachte Zusammenarbeit.
  • Entlastung von Produktivsystemen dank Datenkonsolidierung.
  • Verkürzte Ladezeiten sowie erhöhte Systemverfügbarkeit.
  • Weniger Auslagen für Speichersysteme.

Use Case.

Document Management in einem Industrieunternehmen.
Die Zusammenarbeit verschiedener Geschäftsbereiche in einem Industrieunternehmen ist herausfordernd.
Aufgrund von „privaten“ Dokumentablagen ist der Zugriff auf Unternehmensdokumente nicht mehr gewährleistet und wichtige Informationen gehen verloren. Die Implementierung eines Document Management Systems ermöglicht, dass Anwender aus allen Regionen und Geschäftsbereichen, unabhängig von ihrem Standort, auf Informationen wie E-Mails, Angebote oder Verträge zu Anlagen, Gebäuden und Projekten zugreifen können. Die zentrale Verwaltung entlastet E-Mail-Systeme und steigert die fachbereichs- und standortübergreifende Transparenz sowie die Zusammenarbeit. Die Informationsbeschaffung wird vereinfacht und beschleunigt. Cross-Selling-Potenziale können optimiert werden und das Unternehmen wird fit für künftige Marktanforderungen wie zum Beispiel das Erstellen lückenloser Dokumentationen.

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Dokumentenverwaltung für
öffentliche Bauprojekte.
In öffentlichen Bauprojekten werden viele Dokumente (Konzepte, Pläne etc.) und Bilder generiert.
Deren Verwaltung und Archivierung sowie die spätere rasche Auffindbarkeit unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben gestalten sich schwierig. Dank einer Document Management Lösung mit integrierter Archivierung können Dokumente und Bilder für die spätere Übergabe an die Behörden effizient und rechtskonform abgelegt, verwaltet und archiviert werden. Die Lösung kann über mehrere Standorte, eigenständig wie auch übergreifend genutzt werden. Der schnelle und sichere Zugriff auf Dokumente und Informationen beschleunigt wesentliche Arbeits- und Übergabeprozesse.

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Document Management in einer
kantonalen Steuerverwaltung.
Eine kantonale Steuerverwaltung ist einer stetig wachsenden Informationsflut ausgesetzt.
Die Anforderungen an die Verwaltung und Archivierung von Dokumenten, in Papier-und elektronischer Form, aus unterschiedlichsten Quellen steigen dabei zunehmend. Die Qualität und Quantität der Fallbearbeitung ist von der Dossierbildung und dem Zugriff auf die richtigen Dokumente zum richtigen Zeitpunkt abhängig. Mittels einer Document Management Lösung können sämtliche geschäftsrelevanten Dokumente zentral verwaltet und archiviert werden. In Papierform eingehende Dokumente werden eingescannt und an das Document Management System übergeben, in welchem sie anschliessend ebenso verwaltet werden können, wie elektronisch erzeugte Dokumente. Der schnelle und gesamtheitliche Zugriff auf geschäftsrelevante Dokumente und Informationen beschleunigt die Fallbearbeitung. Dank einer Schnittstelle zu den geschäftskritischen Applikationen kann direkt aus der Fachapplikation auf sämtliche Dokumente geschäftsfallbezogen zugegriffen werden. Die Arbeitsprozesse gestalten sich dadurch medienbruchfrei und effizient.

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Dokumentenverwaltung in einer
grossen Anwaltskanzlei.
Schweiz- und europaweit tätige Advokaten mit verschiedenen Niederlassungen tauschen viele vertrauliche Dokumente aus.
Der Austausch unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben ist sehr aufwendig. Durch die Einführung einer unternehmensweiten Document Management Lösung können sämtliche geschäftsrelevanten Dokumente dezentral in den verschiedenen Niederlassungen verwaltet und archiviert werden. Die Fallbearbeitung und der Zugriff auf Akten erfolgt effizient, standortunabhängig und sicher. Die Vervielfältigung der Dokumente wird verhindert und der Informationsstand und Wissensaustausch der Mitarbeitenden wesentlich verbessert.

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