EINE SOLIDE BASIS FÜR
FACHANWENDUNGEN
Lösung
OpenText eDOCS Documant and Records Management
Von ImageWare entwickelte Produkte und Software zur Integration kundenspezifischer Fachanwendungen
Benutzerumfang
Über 700 eDOCS-Benutzer
DER KUNDE
Ein bewährtes Produkt, ein versierter Partner. Das Ablageinformationssystems des Kantons Graubünden baut auf eDOCS von OpenText und die Expertise von ImageWare.
Das Amt für Informatik (AFI) erbringt Informatikdienstleistungen für die Verwaltungseinheiten des Kantons Graubünden. Es zeichnet für den Betrieb, die Wartung sowie die Weiterentwicklung der kantonalen IT-Infrastruktur verantwortlich.
IMAGEWARE HAT DIE FUNKTIONALEN ANFORDERUNGEN AM BESTEN ERFÜLLT SOWIE DAS WIRTSCHAFTLICHSTE ANGEBOT UNTER-BREITET
AUSGANGSLAGE
Die 2011 erarbeitete kantonale ECM-Strategie sieht eine rechtskonforme
Ablage von Dossiers und Dokumenten in einem zentralen Ablageinformationssystem (AIS) vor. Es galt, die Basis für die Konsolidierung unterschiedlicher Ablagesysteme und für die Digitalisierung von Papierarchiven zu schaffen.
Mittels offenem Ausschreibungsverfahren machte sich das AFI auf die Suche nach einer skalierbaren, mandantenfähigen Lösung. Gesucht wurde ein verbreitetes Standardprodukt, das die kantonalen Fachanwendungen anbinden, den gesamten Dokumentenlebenszyklus abbilden sowie die Ablieferung von relevanten Akten an das Staatsarchiv unterstützen kann.
ImageWare ging mit der eDOCS-Suite aus dem Hause OpenText ins Rennen und setzte sich gegen die Mitbewerber durch.
WARUM IMAGEWARE
- Der Lösungsansatz von ImageWare hat die funktionalen Anforderungen am besten erfüllt
- Fundierte ECM-Erfahrung in vergleichbaren Projekten
- Ausgewiesene Entwicklungskompetenz sowie eine hohe Kompetenz im OpenText-Umfeld
- Das wirtschaftlichste Angebot
IMAGEWARE STELLT EIGENENTWICKELTE ZUSATZKOMPONENTEN BEREIT, DIE EINEN ECHTEN MEHRWERT BIETEN
LÖSUNG
Mit OpenText eDOCS hat sich das Amt für Informatik für ein mandantenfähiges, skalierbares System entschieden, das eine solide, unternehmensweite Archivierung ermöglicht. Die von ImageWare entwickelten Zusatzkomponenten schlagen gleich mehrere Brücken zu den kantonalen Fachanwendungen.
RECHTSKONFORM
- Eine lückenlose Dokumentenbewirtschaftung von der Erstspeicherung bis zur Übergabe an das Staatsarchiv bzw. bis zur Löschung
- Sicherstellung der Nachvollziehbarkeit
FLEXIBLE INTEGRATION
- MS Office/Outlook-Integration
- Massenimporte aus den Fachanwendungen
- Ein Rendering-Service für die Umwandlung in PDF/A
OPTIMALER ZUGRIFF
- Die Bewirtschaftung der Informationen erfolgt über die vertrauten Fachanwendungen
MITARBEITER-AKZEPTANZ
- Kaum Schulungsaufwand
- Für den Benutzer hat sich im Alltag wenig verändert. Dadurch hohe Mitarbeiterakzeptanz
UMSETZUNG
ImageWare hat das Projekt – angelehnt an HERMES – professionell durchgeführt.
Der Aufbau der Infrastruktur ging rasch vonstatten. Für die Anbindung der Fachanwendungen war der Austausch mit den jeweiligen Software-Lieferanten erforderlich. Die Zusammenarbeit gestaltete sich stets partnerschaftlich und effizient.
Verschiedene technische Herausforderungen zu Beginn des Proiektes konnten mithilfe der Expertise von ImageWare gemeistert werden. «ImageWare überzeugt mit einer hohen Kompetenz im OpenText-Umfeld», blickt Fernando Caduff zurück.
FAZIT
Gut aufgehoben – Die Lösung funktioniert gut und mit wenig Betriebsaufwand. «Kompetenz und Hilfsbereitschaft, diese Eigenschaften machen ImageWare aus», konkludiert Fernando Caduff.
