Records Management in einem
kantonalen Rechenzentrum.
In einem kantonalen Rechenzentrum liefern verschiedene Fachapplikationen grosse Dokumentenmengen aus Rechnungsläufen und Massenversendungen zur Verwaltung und Archivierung.
Hinzu kommen Einzel- und Individual–Dokumente, die ebenfalls zum jeweiligen Geschäftsfall zugeordnet und aufbewahrt werden müssen. Die konventionelle Handhabung dieser Dokumente stellte die Organisation vor schier unlösbare Probleme.
Der Einsatz einer Records Management Lösung ermöglicht eine komfortable Aktenführung (Abbildung eines Aktenplans mit Dossiers und Subdossier etc.) unter Einhaltung gesetzlicher und organisatorischer Vorgaben sowie des Datenschutzes. Die Lösung fungiert dabei im Hintergrund, d.h. registerführend bleiben stets die im Einsatz stehenden Fachanwendungen.
Die Records Management Lösung bietet eine rechtskonforme, lückenlose Dokumentenbewirtschaftung von der Erstspeicherung bis zur Übergabe an das Staatsarchiv respektive bis zur Löschung. Durch die flexible Integration können die verschiedensten Quellen einfach angebunden werden. Der Schulungsaufwand ist gering, da die Informationsbewirtschaftung weiterhin über die vertrauten Fachanwendungen erfolgt.
