SPEICHERN FÜR SPÄTER.

Records Management.

Archivierung

Aktenführung

Audit- und Retention-Kontrolle

Berechtigungs-Management

Vorkonfigurierte Berichte

Compliance

Geschäftsrelevante Informationen unterliegen einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht. Um nicht im Papier zu versinken, wird zunehmend elektronisch archiviert. Mutter Natur freuts. Vater Staat will jedoch mehr und verpflichtet Sie als Unternehmen dazu, den gesamten Lebenszyklus Ihrer Akten nachvollziehbar zu dokumentieren.

Mithilfe von Records Management navigieren Sie kompetent durch das gesetzliche Paragraphendickicht. Sie klassifizieren, indizieren und archivieren geschäftsrelevante Informationen nach aktuellen Compliance-Vorschriften.

Ihre Vorteile.

Rechtskonformität.

Sie halten sämtliche gesetzliche Anforderungen an die elektronische Archivierung sowie den Datenschutz ein.

Höchste Verfügbarkeit ohne Suchzeiten.

Archivierte Informationen lassen sich ohne Medienbrüche auffinden und per Mausklick wiederherstellen.

Komplexität- und Kostenreduktion.

Sie beseitigen redundante Informationen aller Art und verbessern dadurch die Leistung Ihrer Systeme.

Use Case.

Records Management in einem
kantonalen Rechenzentrum.
In einem kantonalen Rechenzentrum liefern verschiedene Fachapplikationen grosse Dokumentenmengen aus Rechnungsläufen und Massenversendungen zur Verwaltung und Archivierung.
Hinzu kommen Einzel- und Individual–Dokumente, die ebenfalls zum jeweiligen Geschäftsfall zugeordnet und aufbewahrt werden müssen. Die konventionelle Handhabung dieser Dokumente stellte die Organisation vor schier unlösbare Probleme. Der Einsatz einer Records Management Lösung ermöglicht eine komfortable Aktenführung (Abbildung eines Aktenplans mit Dossiers und Subdossier etc.) unter Einhaltung gesetzlicher und organisatorischer Vorgaben sowie des Datenschutzes. Die Lösung fungiert dabei im Hintergrund, d.h. registerführend bleiben stets die im Einsatz stehenden Fachanwendungen. Die Records Management Lösung bietet eine rechtskonforme, lückenlose Dokumentenbewirtschaftung von der Erstspeicherung bis zur Übergabe an das Staatsarchiv respektive bis zur Löschung. Durch die flexible Integration können die verschiedensten Quellen einfach angebunden werden. Der Schulungsaufwand ist gering, da die Informationsbewirtschaftung weiterhin über die vertrauten Fachanwendungen erfolgt.
Records Management in einer
Sozialversicherung.
In einer Sozialversicherung gestaltet sich die Dossierbildung aufgrund unterschiedlicher Bezugsquellen schwierig.
Die Übersicht über einen Geschäftsfall ist oft nur durch den Zugriff auf verschiedene Systeme und Medien sowie mit entsprechend grossem Aufwand möglich. Die Fachapplikationen sind für eine Dokumentenverwaltung und –Archivierung nicht geeignet, wodurch massive Leistungseinbussen sowie infrastrukturelle und rechtliche Probleme entstehen können. Ein Records Management System bietet die hierfür ideale Lösung. Mit der Einführung einer Records Management Systems wird die Dokumentenverwaltung und Archivierung um ein vielfaches effizienter und zuverlässiger. Sämtliche Fachapplikationen können nahtlos integriert werden, wodurch ein transparenter Zugriff auf das Gesamtdossier aus der Fachanwendung jederzeit und sicher möglich ist. Auch der Posteingang kann in elektronischer Form in den Gesamtprozess eingebunden werden. Die Lösung führt zu enormen Zeiteinsparungen und erleichtert die tägliche Arbeit.
Record Management in
einer kantonalen Verwaltung.
Die zunehmende elektronische Informationsflut in kantonalen Verwaltungen erschwert bisherige Arbeitsweisen und die effiziente Verwaltung der Geschäftsunterlagen.
Die Arbeitsqualität und Mitarbeiterzufriedenheit leiden dadurch massiv. Die Einführung eines Records Management Systems inkl. Aktenplan und Abbildung der Aufbewahrung im Office-Umfeld ermöglicht eine hierfür einheitliche, zentrale und konforme Lösung – inkl. Anbindung von Core-Business Applikationen. Die Qualität und Quantität der Geschäftsabwicklung kann gesteigert werden. Aufwendungen in der IT und Administration reduzieren sich enorm.